Leitfaden "Organisation von Vereinstreffen M&G"

Dieser Leitfaden soll helfen, notwendige Zahlen und Anforderungen, die für die Organisation und Planung eines Sammlertreffens wichtig sind, zur Hand zu haben.

Der Ablauf eines Treffens gestaltet sich grundlegend folgendermaßen:

Donnerstag - Gemütlicher Abend, je nach Angebot mit Abendessen von Buffet oder Karte

Freitag - tagsüber Kofferraumbörse und Rahmenprogramm, abends offizielle Begrüßung mit Abendessen (Buffet, ca. 100 Leute). Für die Kofferraumbörse wird ein Parkplatz für 15-20 Autos benötigt, falls der Parkplatz auch für nicht an der Kofferraumbörse teilnehmende Fahrzeuge genutzt wird, ist der Bedarf an Parkplätzen entsprechend höher. Freitagabend und Samstag ist der Bedarf an Parkplätzen für die Teilnehmer an der Veranstaltung am größten, und ist mit etwa 60 Fahrzeugen zu kalkulieren. Es ist vorteilhaft, wenn der Parkplatz für die Kofferraumbörse etwas versteckt liegt, damit nicht das Ordnungsamt wegen einer nicht genehmigten Verkaufsveranstaltung auf den Plan tritt. Das ist zwar bei einer vereinsinternen Veranstaltung nicht der Fall, aber den Erklärungsaufwand sollte man sich vorsorglich ersparen.

Samstag - Vormittags stehen Tischbörse und evtl. Auktion auf dem Programm. Für die Auktion wird ein Raum mit Stühlen und Tischen von mindestens 50m2 benötigt, der Raum sollte abschließbar sein und wird am Freitagabend und am Samstag vormittags benötigt (bis ca. 13:00 Uhr). Der Raum für die Tischbörse sollte Platz für ca. 50 laufende Meter Tischfläche bieten. Der Erfahrung nach entspricht die notwendige Größe dieses Raumes mindestens der Raumgröße für das Abendessen am Freitag. Es ist zu bedenken, dass durch das Transportieren der Gegenstände ein ziemliches Durcheinander entsteht. Ein barrierefreier Seiteneingang, vor dem mehrere PKW parken können, ist deshalb sehr hilfreich. Ebenfalls sinnvoll ist ein abschließbarer Raum, in dem die Verkaufsgegenstände schon am Vortag abgestellt werden können.

Ein Rahmenprogramm (Ausflug, Besichtigung, Museum etc.) ist für Samstag ebenfalls erwünscht, sollte aber zum Beginn der Hauptversammlung, die nur bei den Herbsttreffen stattfindet, beendet sein. Der Veranstalter sollte sich bewusst sein, dass für das Rahmenprogramm eine Person da sein sollte, die sich um die Organisation und den Ablauf kümmert. Dazu gehört auch, am Donnerstag und Freitag vor oder nach dem Abendessen nochmals auf den Ablauf des Rahmenprogramms hinzuweisen und eventuell die Teilnehmerlisten zu checken. Wir haben leider die Erfahrung gemacht, dass fremdorganisierte Veranstaltungen ohne die Fürsorge eines Verantwortlichen leicht zu Chaos führen.

Nachmittags: Hauptversammlung (nur beim Herbsttreffen, Beginn ca. 15:00, ca. 40-50 Personen) und immer  Vortragsprogramm (Raum mit Leinwand für ca. 40-50 Personen, 3 bis 4 Vorträge a 20 min). Das Vortragsprogramm ist vom Veranstalter zu organisieren, Sekretär und Redaktion sind dabei gerne behilflich.

½ bis 1 Stunde Pause vor dem Abendessen sollte eingeplant werden.

Sonntag - Eine kleine Veranstaltung am Sonntagvormittag kann angeboten werden, obwohl der Erfahrung nach die meisten Teilnehmer nach dem Frühstück abreisen. Ein Ausfall des Programms am Sonntag wäre daher verschmerzbar.

Preisrahmen - Zimmerpreise sollten für ein Doppelzimmer mit Frühstück für beide Personen zusammen möglichst nicht über EUR 130,- pro Nacht liegen, Einzelzimmer (auch mit Frühstück) bei maximal EUR 80,- pro Nacht. Die benötigten Tagungsräume kosten Geld, für die entstehenden Kosten kann der Verein bis zu einer Obergrenze von ca. 1000,- Euro aufkommen. Es ist sinnvoll, mit dem Hotel primär günstigere Preise für die Zimmer und das Essen auszuhandeln, als den Tagungsraum kostenfrei zu bekommen, solange der Verein die Kosten dafür tragen kann (was derzeit der Fall ist). Ein Komplett-Angebot für zwei Übernachtungen mit Frühstück, Abendessen und Parkplatz halten wir für sinnvoll.

 

Personenzahl, Zimmerbedarf

Mit diesen Zahlen ist zu planen:

Tag

Übernachtungen

Abendessen

Mittagessen

Parkplätze

Donnerstag
(auf Fr)

5 EZ, 15-20 DZ

30-40

 

ca. 30

Freitag
(auf Samstag)

10 EZ, 35 DZ

ca. 90

ca. 20

ca. 60

Samstag
(auf Sonntag)

5-10 EZ, 30 DZ

ca. 70

ca. 30

40-50

 

Für Freitag und Samstag besteht darüber hinaus ein Bedarf für Mittagessen, sowie Kaffee und Kuchen. Ein entsprechendes Angebot sollte mit dem Hotel vereinbart werden. Wieviel verzehrt wird, hängt natürlich auch vom Angebot ab.

Es ist zu berücksichtigen, dass die Teilnehmer sich leider nicht an die Anmeldefrist halten. Als Argument hört man oft: „Wer weiß, ob ich dann noch lebe“. Ein Hinweis in der Einladung / Anmeldung, dass die Buchung bitte pünktlich erfolgen muss und notfalls bis x Tage vor Beginn storniert werden kann, ist daher sinnvoll.

Einige wenige Teilnehmer reisen bereits einige Tage vorher an, wenn die Preise im Hotel nicht zu hoch sind. Das Veranstaltungshotel sollte darauf hingewiesen werden, um diesen Frühanreisern auch für diesen Zeitraum eine günstige Übernachtungsmöglichkeit anzubieten.

Treffen, die sehr weit im Süden oder im Norden stattfinden, sind für einige Teilnehmer mit weiten Anfahrtswegen verbunden. Deshalb sollte in diesen Fällen mit einer 10-15% geringeren Teilnehmerzahl kalkuliert werden.

Die Vereinsfahne wird beim vorhergehenden Treffen in Empfang genommen und vom Ausrichter des nächsten Treffens aufbewahrt.

 

Leifaden als Pdf mit Presse-Informationen